Anmerkung: In einer relativ komplexen Tabelle, bei deren Bearbeitung ich auf dieses Problem gestossen bin und Lösungen für die Bearbeitung der Daten suchen musste, hatte ich den Eindruck, dass Excel auch zwischen «unberührten» Zellen und Zellen, deren Inhalt mit der Delete-Taste gelöscht wurde unterscheidet. Dieses Phänomen liess sich aber bei meinen weitern Untersuchungen nicht reproduzieren, und ich habe im Internet bisher auch keine weiteren Hinweise darauf gefunden.

1. Eine Zelle kann «unberührt» sein, das heisst sie hat nie ein Element enthalten oder ihre «Unberührtheit»  wurde mit der Delete-Taste wiederhergestellt. In diesem Artikel werde ich der Klarheit halber eine solche Zelle als «Stammzelle» bezeichnen.
2. Eine Zelle kann aber auch mit der Zuweisung =”" als leere Zelle gekennzeichnet werden. Sie ist dann aber nicht mehr “unberührt”. In diesem Artikel werde ich eine solche Zelle als «Leere Zelle» bezeichnen.
3. Schliesslich kann die Zelle auch ein Leerzeichen enthalten. Klar, dann ist es einfach eine Zelle, die einen Text aus einem Zeichen enthält, das für den Anwender nicht sichtbar ist. In diesem Artikel werde ich eine solche Zelle als «Zelle mit Leerzeichen» bezeichnen.

Spannend wird es, wenn man sich anschaut, wie verschiedene Excel-Formeln mit den verschiedenen Arten von leeren Zellen umgehen. Die Tabelle unten fasst die Ergebnisse zusammen.

Überraschend ist, dass die Zeilen 4 und 5 unterschiedliche und in sich nicht schlüssige Ergebnisse liefern. Es ist nachvollziehbar, dass ISTLEER() für die Leere Zelle (=”") das Ergebnis FALSCH liefert; die Zelle enthält ja de fakto eine Formel (=”") und ist somit nicht wirklich leer. Nach dieser Logik dürfte die Abfrage in Zeile 4 aber bei der Stammzelle nicht das Ergebnis WAHR liefern. Gleiches gilt für die Formeln in Zeilen 6 und 7. Beachtenswert sind auch die Unterschiede, wenn die verschiedenen Zellen als logische Werte angesprochen werden (Zeilen 14, 15, und 16).

Bezieht man sich über einen Word-Serienbrief auf die drei Zellen, liefert die Bedingnung “Feld ist leer” in allen drei Fällen das Ergebnis WAHR. Die Abfrage im Word-Serienbrief stimmt somit mit keinem der innerhalb von Excel erzielten Ergebnisse überein. Immerhin liefert die Abfrage “Feld ist nicht leer” im Word Serienbrief immer das Ergebnis FALSCH. Die Bedingung =” ” erkennt hingegen die Excel-Zelle mit dem Leerzeichen nicht und liefert das Ergebnis FALSCH.

Weitere Unterschiede in der Behandlung der Zellen zeigen sich, wenn aus einer weiteren Zelle auf den Zellenwert bezug genommen wird. Die Zuweisung ergibt bei der JF den Wert 0 (Null). Damit ergeben sich logischerweise Unterschiede bei den entsprechenden Formeln, die anstatt auf die ursprüngliche Zelle auf die Zelle mit dem Verweis Bezug nehmen. Alle weiteren Auswertungen erkennen den Wert 0 (Null).

In Teil 2 des Artikels beschreibe ich, wie man Darstellungsunterschiede in Excel mit der geeigneten Formattierung der Zellen beseitigen kann und welche Auswirkungen dies auf die Serienbrieffunktion von Word hat.

Sugarsync vs. Dropbox: The Battle Of The Cloud Storage Titans

Mein Tipp zur Nutzung von Dropbox: Ich habe meine Vorlagen, Wörterbücher und Autostart-Dateien für Microsoft Office in ein Unterverzeichnis von My Dropbox verschoben. Die entsprechenden Verzeichnisse lassen sich in den Options-Einstellung von MS-Office angeben. So habe ich auf all meinen PCs immer die aktuellste Fassung.

Wer sich knapp 10 Minuten Zeit nehmen will, kann sich folgendes deutschsprachige Video anchauen, in dem Dropbox vorgestellt wird.

Gibt es weitere Tipps für die intelligente Nutzung von Dropbox?

Weiterer Beitrag zu Dropbox

1. Synchronisation: Dateien werden via zentraler Server auf mehreren Computern synchronisiert. Dabei ist auf jedem der angemeldeten Computer eine lokale Kopie dieser Dateien vorhanden. Die Dateien können also auch offline verwendet und bearbeitet werden. Bei der nächsten Onlineverbindung werden die Daten mit dem zentralen Server abgeglichen. Melde ich mich dann mit PC2 an, werden wiederum die lokalen Daten mit den Daten des Servers abgeglichen. Im Konfliktfall bleibt eine Kopie beider Dateiversionen vorhanden.
2. Online-Datenablage: Auf die Dateien des zentralen Servers kan ich von jedem PC aus über eine Weboberfläche zugreifen.
3. Sharing: Dateien können veröffentlicht werden, d.h. einzelnen Personen(gruppen) oder der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.

Ein Gratis-Account umfasst ein Speichervolumen von 2 GB. Für $9.90 pro Monat oder $99.00 pro Jahr stehen 50 GB zur Verfügung.

Einige Beispiele für meine Verwendung von Dropbox:

1. Zentrale Dateiablage: In privaten (d.h. nur für mich zugänglichen Verzeichnissen) lege ich Dateien ab, auf die ich von all meinen PCs zugriff haben will. Auf dem aktuellen Stand hält mich auf jedem PC Dropbox.
2. Einheitliche Office-Vorlagen: In einem eigenen Unterverzeichnis “Office-Vorlagen” lege ich alle meiner Word-Vorlagen (dot, dotx, dotm) ab dieses Verzeichnis ist auf allen meinen PCs lokal vorhanden und in Word als Standardverzeichnis für Vorlagen eingestellt. Jede Aenderung in einer Vorlage wird via Dropbox sofort auf alle anderen PCs weitergegeben.
3. Abgleich der Firefox-Erweiterungen auf verschiedenen PCs: In einem eigenen Unterverzeichnis “FEBE” habe ich für jeden PC eine Sicherung (wiederum in einem Unterverzeichnis) der Firefox Plugins angelegt mit der Erweiterung FEBE (Firefox Environment Backup Extension). Einen generellen Abgleich habe ich nicht durchgeführt. Das wäre leicht möglich, aber ich brauche nicht alle Erweiterungen auf allen PCs. Wenn ich aber auf einem PC eine Erweiterung vermisse, kann ich diese aus dem Sicherungsverzeichnis meiner anderen PCs leicht installieren.
4. Dateien mit anderen teilen: Ich erstelle eigene Verzeichnisse für Dateien, die ich anderen Personen oder Gruppe zugänglich machen will.
5. Dateien zwischen PCs verschieben: Ich habe ein “Migrationsverzeichnis”, über das ich Dateien von einem PC auf andere PC kopieren kann und dort dann an anderer Stelle wieder abspeichern kann. Da die Synchronisation nicht auf eine gleichzeitige Onlineverbindung der beteiligten PCs angewiesen. So kann ich z.B. eine Setupdatei bereitstellen, um ein Tool auf all meinen PCs manuell zu installieren.

Sicher gibt es noch weitere, intelligente Nutzungsmöglichkeiten für Dropbox. Ich freue mich auf Ihre Ideen in den Kommentaren.

Also bye bye Outlook – nicht ganz: Ich verwende Outlook noch als Backup für meine Termine mit syncal.

Das Feld ist in einigen Situationen ein äusserst hilfreiches Instrument, immer wenn es darum geht, Datensätze zu verändern, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Datei aufgenommen wurden.

Beispiele:

1. Trotz aller Vorsicht, können bei einer Synchronisation von Datensätzen zwischen Outlook und einer anderen Datei (PDA, Handy, Google Calender, andere Outlookdatei, …) einmal Doppelte Dateieinträge entstehen. Wenn man nun in einer Listenansicht das Feld “Geändert” einblendet und nach diesem Feld sortiert, haben alle während der Synchronisation eingetragenen Datensätze das gleiche Datum und (+/- 1 Minute) die gleiche Uhrzeit. Sie lassen sich nun löschen oder manuel überprüfen.
2. Nach dem Import von Datensätzen kann man bei gleichem Vorgehen z.B. alle importierten Datensätze einer bestimmten Kategorie zuweisen.