Unter den Online-Datenspeichern, die ich selbst getestet habe, ist Dropbox mein eindeutiger Favorit. Dateien zwischen mehreren PCs synchronisieren oder gemeinsamer Zugriff – alles läuft wie geschmiert. Makeuseof.com vergleicht in einem (englischen) Artikel die beiden Online-Speichergiganten SugarSynch und Dropbox. Auch aus diesem Vergleich geht Dropbox als eindeutiger Sieger hervor.
Mein Tipp zur Nutzung von Dropbox: Ich habe meine Vorlagen, Wörterbücher und Autostart-Dateien für Microsoft Office in ein Unterverzeichnis von My Dropbox verschoben. Die entsprechenden Verzeichnisse lassen sich in den Options-Einstellung von MS-Office angeben. So habe ich auf all meinen PCs immer die aktuellste Fassung.
Wer sich knapp 10 Minuten Zeit nehmen will, kann sich folgendes deutschsprachige Video anchauen, in dem Dropbox vorgestellt wird.
Gibt es weitere Tipps für die intelligente Nutzung von Dropbox?
Mein wichtigster Onlinedienst ist inzwischen Dropbox. Dropbox erfüllt drei wichtige Aufgaben:
Synchronisation: Dateien werden via zentraler Server auf mehreren Computern synchronisiert. Dabei ist auf jedem der angemeldeten Computer eine lokale Kopie dieser Dateien vorhanden. Die Dateien können also auch offline verwendet und bearbeitet werden. Bei der nächsten Onlineverbindung werden die Daten mit dem zentralen Server abgeglichen. Melde ich mich dann mit PC2 an, werden wiederum die lokalen Daten mit den Daten des Servers abgeglichen. Im Konfliktfall bleibt eine Kopie beider Dateiversionen vorhanden.
Online-Datenablage: Auf die Dateien des zentralen Servers kan ich von jedem PC aus über eine Weboberfläche zugreifen.
Sharing: Dateien können veröffentlicht werden, d.h. einzelnen Personen(gruppen) oder der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.
Ausschnitt aus der Web-Oberfläche von Dropbox
Ein Gratis-Account umfasst ein Speichervolumen von 2 GB. Für $9.90 pro Monat oder $99.00 pro Jahr stehen 50 GB zur Verfügung.
Einige Beispiele für meine Verwendung von Dropbox:
Zentrale Dateiablage: In privaten (d.h. nur für mich zugänglichen Verzeichnissen) lege ich Dateien ab, auf die ich von all meinen PCs zugriff haben will. Auf dem aktuellen Stand hält mich auf jedem PC Dropbox.
Einheitliche Office-Vorlagen: In einem eigenen Unterverzeichnis “Office-Vorlagen” lege ich alle meiner Word-Vorlagen (dot, dotx, dotm) ab dieses Verzeichnis ist auf allen meinen PCs lokal vorhanden und in Word als Standardverzeichnis für Vorlagen eingestellt. Jede Aenderung in einer Vorlage wird via Dropbox sofort auf alle anderen PCs weitergegeben.
Abgleich der Firefox-Erweiterungen auf verschiedenen PCs: In einem eigenen Unterverzeichnis “FEBE” habe ich für jeden PC eine Sicherung (wiederum in einem Unterverzeichnis) der Firefox Plugins angelegt mit der Erweiterung FEBE (Firefox Environment Backup Extension). Einen generellen Abgleich habe ich nicht durchgeführt. Das wäre leicht möglich, aber ich brauche nicht alle Erweiterungen auf allen PCs. Wenn ich aber auf einem PC eine Erweiterung vermisse, kann ich diese aus dem Sicherungsverzeichnis meiner anderen PCs leicht installieren.
Dateien mit anderen teilen: Ich erstelle eigene Verzeichnisse für Dateien, die ich anderen Personen oder Gruppe zugänglich machen will.
Dateien zwischen PCs verschieben: Ich habe ein “Migrationsverzeichnis”, über das ich Dateien von einem PC auf andere PC kopieren kann und dort dann an anderer Stelle wieder abspeichern kann. Da die Synchronisation nicht auf eine gleichzeitige Onlineverbindung der beteiligten PCs angewiesen. So kann ich z.B. eine Setupdatei bereitstellen, um ein Tool auf all meinen PCs manuell zu installieren.
Sicher gibt es noch weitere, intelligente Nutzungsmöglichkeiten für Dropbox. Ich freue mich auf Ihre Ideen in den Kommentaren.
MS-Excel 2007 übernimmt für eine neue Datei die Einstellungen der Datei mappe.xltx (Vorlage ohne Makro) oder mappe.xltm (Vorlage mit Makro) im Verzeichnis XLStart als Standardeinstellungen.
Ein Feld, das bei jedem Outlookeintrag existiert, aber kaum genutzt wird: “Geändert”. Es enthält das Datum und die Uhrzeit der letzten Aenderung, die an einem Datensatz vorgenommen wurde.
Das Feld ist in einigen Situationen ein äusserst hilfreiches Instrument, immer wenn es darum geht, Datensätze zu verändern, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Datei aufgenommen wurden.
Beispiele:
Trotz aller Vorsicht, können bei einer Synchronisation von Datensätzen zwischen Outlook und einer anderen Datei (PDA, Handy, Google Calender, andere Outlookdatei, …) einmal Doppelte Dateieinträge entstehen. Wenn man nun in einer Listenansicht das Feld “Geändert” einblendet und nach diesem Feld sortiert, haben alle während der Synchronisation eingetragenen Datensätze das gleiche Datum und (+/- 1 Minute) die gleiche Uhrzeit. Sie lassen sich nun löschen oder manuel überprüfen.
Nach dem Import von Datensätzen kann man bei gleichem Vorgehen z.B. alle importierten Datensätze einer bestimmten Kategorie zuweisen.
Eigentlich habe ich mich mit Office 2007 sehr gut angefreundet. Aber dann und wann dauert die Suche nach einem bestimmten Befehl. Wintotal weist darauf hin, dass sich die Position von Office 2003 Befehlen in der neuen Office 2007 Benutzeroberfläche mit dem Hilfe-System einfach finden lässt: In der Hilfe von Word 2007 “Positionen der alten Word 2003-Befehle in Word 2007″ eingeben und etwas nach unten scrollen. Dann erscheint der Link “Zuordnung für die Word Multifunktionsleiste (Übersicht)”. Dieser Link führt zum Hilfe-Beitrag “Vergleich: Positionen der Word-2003 Befehle in Word 2007″. Link zum Originalbeitrag auf WinTotal (neues Fenster)
