Wie verwaltet ihr Bookmarks/Favoriten (und mehr) über mehrere PCs, Browser und Betriebssysteme? Seit Jahren verwende ich delicious. Dieser Dienst von Yahoo scheint aber in der Sackgasse.

Wochen nach Veröffentlichung von Firefox 4 ist das offizielle Firefox Addon des Social-Bookmarkingdienstes delicious.com (Yahoo) offiziell immer noch nicht kompatibel. Es gibt Lösungen. Jeder kann den entsprechenden Anleitungen aus dem Internet folgen. Umso weniger ist es zu entschuldigen, dass Yahoo es bisher nicht geschafft hat, eine Lösung umzusetzen und ein kompatibles Addon ins Netz zu stellen.

Die alternativen Dienste, z.B. diigo.com, freuts. Sie haben offenbar regen Zulauf. Seit einigen Monaten liest man gerüchteweise immer wieder, Yahoo wolle delicious.com einstellen. Ist es Programm, User zu alternativen Lösungen zu drängen? Je weniger User bei der Einstellung des Dienstes noch auf delicious.com vertrauen, desto weniger Imageschaden dürfte Yahoo bei einem solchen Schritt erleiden.

Nun schaue ich mir die Alternativen genauer an:
http://www.google.com/bookmarks
http://www.diigo.com
und auch mit http://www.evernote.com soll’s irgendwie gehen.

Kennt jemand noch andere Alternativen?

Heute bin ich via Lifehacker auf eine gut funktionierende Hilfslösung (neudeutsch Workaround) für dieses Problem gestossen.

Wojciech ‘KosciaK’ Pietrzok (Link zu seiner polnischen Homepage oder via Google Translate) hat ein Python-Skript erstellt, dass für ein Verzeichnis in der Dropbox ein Inhaltsverzeichnis in Form einer HTML-Indexdatei erstellt – auf Wunsch mit allen Unterverzeichnissen. Das Skript und Englische Erlätuerungen findest du unter:
http://code.google.com/p/kosciak-misc/wiki/DropboxIndex

Voraussetzung ist, dass auf dem PC, auf dem das Skript aufgerufen wird, ein Interpreter für Python installiert wird. Für Windows verwende ich die ActivePython® Community Edition.

So bin ich vorgegangen, um die index.html in meinem öffentlichen Verzeichnis der Dropbox zu erstellen:

1. ActivePython® Community Edition herunterladen und installieren.
2. Python-Skript dropbox-index herunterladen und in ein Verzeichnis entpacken.
3. Wenn erwünscht: template-example.html anpassen.
4. Eine dropbox-index.bat Datei im Verzeichnis des Skripts zum Aufruf des Skripts mit allen gewünschten Parametern erstellen, z.B. mit dem Befehl:
   dropbox-index.py -R -T template-example.html “d:\Daten\My Dropbox\Public”
5. .bat Datei ausführen.
6. index.html im Verzeichnis d:\Daten\My Dropbox\Public aufrufen bzw. den öffentlichen Link zu dieser Datei an die gewünschten Personen weitergeben.

Wichtiger Hinweis: Wer den Link zu einer der Index-Dateien kennt, kann wirklich auf alle Daten im Public-Verzeichnis inkl. Unterverzeichnissen zugreifen.

Die Gratisversion MindMeister basic ist begrenzt auf 3 Mindmaps. Es lässt sich aber auch schon mit der Basic-Version gemeinsam an Mind Maps arbeiten, Maps können importiert (Freemind und MindManager™), exportiert (Bild / PDF / RTF) und veröffentlicht (Blogs oder Websites) werden. Das Premium- und das Business-Paket sind kostenpflichtig, lassen eine unbegrenzte Anzahl von MindMaps zu und bieten weitere Funktionen (Funktions- und Preisübersicht auf der Website von MindMeister).

MindMeister ist zur Zeit verfügbar in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Dänisch, Holländisch, Japanisch und Russisch.

SlickPlan

Negativ fällt auf, dass die erstellte Arbeit nicht automatisch gespeichert wird. Die Speicherung erfolgt erst beim Klick auf die Schaltfläche “Save Changes”. Gerade dem unerfahrenen Nutzer, der von der einfachen Oberfläche profitieren würde, dürften so einige Arbeiten ungespeichert verloren gehen.
Für die Darstellung einer einfachen, hierarchischen Strutkur reicht SlickPlan aus. Formatierungsmöglichkeiten bieten sich aber kaum und eigentliche Flussdiagramme lassen sich mit SlickPlan nicht erstellen.
Ich halte SlickPlan deshalb nicht wirklich für ein brauchbares Online-Tool.

Wer sich selbst einen Überblick der Möglichkeiten von SlickPlan verschaffen will, kann dies tun auf http://www.slickplan.com oder mit den Videos des Herstellers auf Youtube.

via Mashable

News Feeds (RSS-Feeds) sind für mich eine der wichtigsten Informationsquellen geworden. Angefangen habe ich mit netvibes.com, wo ich ähnlich wie bei iGoogle meine ersten Feeds auf einer Seite zusammengestellt habe. Bald jedoch wurde diese Seite zu voll, und ich habe die Übersicht verloren. Mit dem Wechsel zu Google Reader habe ich heute über Newsfeeds, Audio- und Videopodcasts im Griff. Google Reader erhält von mir fünf Sterne. Denn mit Google Reader erreiche ich mehrere Ziele:

• 204 – and counting – Newsfeeds lassen sich täglich bewältigen.
• Ob Desktop, Notebook oder Mobiltelefon – gelesen, vorgemerkt (starred) oder empfohlen, immer ist alles überall up to date. (In Strassenbahn, Bus oder anderen ruhigen Orten lese ich meist keine Zeitung – äähh manchmal 20Minuten – sondern meine Newsfeeds mit Google auf dem Handy.)
• Mit der Zuteilung von Tags (Ordnern) habe ich meine Newsfeed gruppiert und kann gezielt die Informationsgruppen bearbeiten, die mich interessieren oder die beruflich relevant sind. Mit dem Tag Tipp, das ich interessanten Beiträgen manuell zuteile, kann ich später interessante Beiträge wieder aufrufen. Unterstützt werde ich dabei von der google-mässigen Suchfunktion von Google Reader.
• Interessante Beiträge kann ich in meine Blogs aufnehmen (s. Sidebar oder die Seite Recommended).

Die Abbildung zeigt meine Labels. Die führenden Buchstaben teilen die Labels in Gruppen ein:

* steht für Aktuelles
M steht für Audio- oder Videopodkasts (Medien)
R steht für Religion, Theologie, Religionswissenschaft
T steht für Technologie, PC, Internet etc.
W steht für Wissen, d.h. Blogs zu allgemeinen Themen
Y steht für «My», für die RSS Feed zu Blogs von Freunden und meinen eigenen Blogs

Letzteres, d.h. den Kontrollblick auf die RSS Feeds der eigenen Blogs, finde ich wichtig. Mancher Fehler, orthographischer oder anderer Natur, ist mir so schon aufgefallen.

Sugarsync vs. Dropbox: The Battle Of The Cloud Storage Titans

Mein Tipp zur Nutzung von Dropbox: Ich habe meine Vorlagen, Wörterbücher und Autostart-Dateien für Microsoft Office in ein Unterverzeichnis von My Dropbox verschoben. Die entsprechenden Verzeichnisse lassen sich in den Options-Einstellung von MS-Office angeben. So habe ich auf all meinen PCs immer die aktuellste Fassung.

Wer sich knapp 10 Minuten Zeit nehmen will, kann sich folgendes deutschsprachige Video anchauen, in dem Dropbox vorgestellt wird.

Gibt es weitere Tipps für die intelligente Nutzung von Dropbox?

Weiterer Beitrag zu Dropbox

1. Synchronisation: Dateien werden via zentraler Server auf mehreren Computern synchronisiert. Dabei ist auf jedem der angemeldeten Computer eine lokale Kopie dieser Dateien vorhanden. Die Dateien können also auch offline verwendet und bearbeitet werden. Bei der nächsten Onlineverbindung werden die Daten mit dem zentralen Server abgeglichen. Melde ich mich dann mit PC2 an, werden wiederum die lokalen Daten mit den Daten des Servers abgeglichen. Im Konfliktfall bleibt eine Kopie beider Dateiversionen vorhanden.
2. Online-Datenablage: Auf die Dateien des zentralen Servers kan ich von jedem PC aus über eine Weboberfläche zugreifen.
3. Sharing: Dateien können veröffentlicht werden, d.h. einzelnen Personen(gruppen) oder der Allgemeinheit zugänglich gemacht werden.

Ein Gratis-Account umfasst ein Speichervolumen von 2 GB. Für $9.90 pro Monat oder $99.00 pro Jahr stehen 50 GB zur Verfügung.

Einige Beispiele für meine Verwendung von Dropbox:

1. Zentrale Dateiablage: In privaten (d.h. nur für mich zugänglichen Verzeichnissen) lege ich Dateien ab, auf die ich von all meinen PCs zugriff haben will. Auf dem aktuellen Stand hält mich auf jedem PC Dropbox.
2. Einheitliche Office-Vorlagen: In einem eigenen Unterverzeichnis “Office-Vorlagen” lege ich alle meiner Word-Vorlagen (dot, dotx, dotm) ab dieses Verzeichnis ist auf allen meinen PCs lokal vorhanden und in Word als Standardverzeichnis für Vorlagen eingestellt. Jede Aenderung in einer Vorlage wird via Dropbox sofort auf alle anderen PCs weitergegeben.
3. Abgleich der Firefox-Erweiterungen auf verschiedenen PCs: In einem eigenen Unterverzeichnis “FEBE” habe ich für jeden PC eine Sicherung (wiederum in einem Unterverzeichnis) der Firefox Plugins angelegt mit der Erweiterung FEBE (Firefox Environment Backup Extension). Einen generellen Abgleich habe ich nicht durchgeführt. Das wäre leicht möglich, aber ich brauche nicht alle Erweiterungen auf allen PCs. Wenn ich aber auf einem PC eine Erweiterung vermisse, kann ich diese aus dem Sicherungsverzeichnis meiner anderen PCs leicht installieren.
4. Dateien mit anderen teilen: Ich erstelle eigene Verzeichnisse für Dateien, die ich anderen Personen oder Gruppe zugänglich machen will.
5. Dateien zwischen PCs verschieben: Ich habe ein “Migrationsverzeichnis”, über das ich Dateien von einem PC auf andere PC kopieren kann und dort dann an anderer Stelle wieder abspeichern kann. Da die Synchronisation nicht auf eine gleichzeitige Onlineverbindung der beteiligten PCs angewiesen. So kann ich z.B. eine Setupdatei bereitstellen, um ein Tool auf all meinen PCs manuell zu installieren.

Sicher gibt es noch weitere, intelligente Nutzungsmöglichkeiten für Dropbox. Ich freue mich auf Ihre Ideen in den Kommentaren.

Aufgaben und kleine Projekte verwalten mit «Remember The Milk»
Teil 1: Arbeitsumgebung (dieser Artikel)
Teil 2: Zusammenarbeit mit anderen Personen (noch nicht erstellt)
Teil 3: Dokumente und Dateien zu Aufgaben hinterlegen (noch nicht erstellt)

Warum ich von Outlook zu Remember The Milk gewechselt habe, erwähne ich am Ende des Beitrags.

In diesem Beitrag versuche ich einerseits die Struktur meiner Aufgabenplanung zu erläuter und andererseits eine Anleitung zur Arbeit mit Remember The Milk zu geben. Ich hoffe, es gelingt mir, diese beiden Ziele im Auge zu behalten und die Angaben dazu deutlich zu differenzieren.

Die Texte, die sich ausschliesslich auf die Nutzung von Remember The Milk beziehen, sind eingerückt und kursiv.

1. Meine Listen für Aufgaben und Systemangaben

Voraussetzung für den Start ist ein Account bei “Remember The Milk”. Der Dienst wird auf Deutsch angeboten. Die deutsche Version ist noch Beta, d.h. es tauchen ab und an auch englische Inhalte auf einer Seite auf.

Ich persönlich mag den Eingangsbildschirm nicht und wechsle direkt zum Bildschirm mit den Aufgaben-Listen. Dazu Klicke ich im Menu oben rechts auf “Aufgaben”.

Zum Starten brauche ich vorerst drei neue Listen, eine Liste für meine beruflichen Aufgaben mit dem Listen-Namen √BAP, eine Liste für meine privaten Aufgaben mit dem Listen-Namen √Privat und eine Liste in der ich die Gruppennamen der Tags (Stichworte) erfasse, mit denen ich später meine Aufgaben nach verschiedenen Aspekten ordnen will. Diese letzte Liste erhält den Namen ⊗system.

Das Prefix √ für Aufgaben-Listen und das Prefix ⊗ für Listen mit Systemangaben verwende ich, um verschiedene Arten von Listen einfacher zu unterscheiden.

Wie lege ich eine neue Liste an? – Ich wähle im Menu oben rechts “Einstellungen”. Dann wähle ich den Tab (Karteireiter) “Listen”. Mit einem Mausklick auf “Liste hinzufügen” kann ich einen neuen Eintrag anlegen. Nachdem ich die Listen angelegt habe, Klicke ich im Menu oben rechts wieder auf “Aufgaben” und sehe nun meine neu definierten Listen als neue Tabs.

Meine Listen:

• √BAP – Liste für Aufgaben aus meiner Arbeitsstelle
• √Privat – Liste für private Aufgaben
• √Studium – Liste für Aufgaben aus meiner Weiterbildung
• ⊗System – Liste für meine Tag-Gruppen
• ⊗Google – Liste für meine Links und Angaben zu Google Groups

So sieht meine Liste ⊗System mit den Angaben für meine meine Tag-Gruppen aus.

2. Meine Tag-Gruppen einrichten

Der Schlüssel zu meiner Aufgabenverwaltung sind die Tags (“Stichworte”) für die einzelnen Aufgaben. Die Tags ordne ich durch ein Prefix in Gruppen. Ich unterscheide folgende Tag-Gruppen:

• Ziele, gekennzeichnet durch +
  Beispiele aus meinem Alltag: +jahresziel08, +bapvorstand08
• Ressorts (oder Arbeitsbereiche), gekennzeichnet durch -
  Beispiele aus meinem Alltag: -administration, -qualität, -information
• Projekte, gekennzeichnet durch .
  Beispiele aus meinem Alltag: .apbl (steht für Altersplanung Baselland), .thomson (steht für ein Seminar, das ich organisiere), .homepage
  Unter “Projekte” lasse ich einerseits klar abgegrenzte eigentliche Projekte laufden, aber auch Sub-Arbeitsbereiche (z.B. .homepage als Sub-Arbeitsbereich von -information)
• Kontext, gekennzeichnet durch @
  Beispiele aus meinem Alltag: @pc, @tel, @vorstand, @bb
  Hier erfasse ich einerseits an welche Standorte oder Hilfsmittel eine Aufgabe gebunden ist (z.B. @tel für Telefonanrufe), andererseit an welchen sozialen Kontext eine Aufgabe gebunden ist (z.B. @vorstand für Themen, die in einer Vorstandssitzung besprochen werden müssen; @bb für Themen die ich mit der Person B.B. besprechen muss).
• Diverses, ohne weitere Kennzeichnung

Die einzelnen Tag-Gruppen erfasse ich in der Liste ⊗system. In dieser Liste lege ich für jede Tag-Gruppe eine Aufgabe an mit der Erläuterung des Tag-Gruppennamens und dem Prefix plus __ (zwei Underscores) plus Gruppennamen als Tag. In dieser Liste kann ich später auch weitere Tag-Gruppen definieren. Die Prefixes (+, -, ., @) bestimmen dabei die spätere Sortierreihenfolge der Tag-Gruppen. Da muss jeder ausprobieren, welche Anordnung ihm am Ende dienlich ist. Die beiden Underscores sind erforderlich, um die Tags schliesslich dann mit Hilfe eines Greasmonkey-Skripts in Gruppen geordnet und graphisch ansprechend darzustellen.

Beispiel für die Tag-Gruppe Ressorts
Aufgabenbezeichnung: – Ressorts, Aufgabenbereiche, Verantwortungsbereiche
Tag: -__ressort

3. Aufgaben anlegen

Nun habe ich bereits mein Grundgerüst, um Aufgaben zu erfassen. Ich persönlich erfasse alle Aufgaben in der vordefinierten Liste “Eingang”. Wenn eine oder mehrere Aufgaben vollständig erfasst sind, verschiebe ich sie anschliessend in die entsprechende Aufgaben-Liste.

Beispiel zum Erfassen von Aufgaben:

Aufgabenbezeichnung: Artikel für meinen Blog zur Aufgabenplanung mit Remember The Milk schreiben
Tags: @pc

Aufgabenbezeichnung: Hotelreservation für Referenten
Tags: @tel, .thomson, -information

Aufgabenbezeichnung: Jahresrechnung 2007 vorlegen
Tags: @vorstand, -finanzen

Neben den Tags ordne ich den Aufgaben wo nötig und sinnvoll ein Fälligkeitsdatum und den geschätzen Zeitaufwand zu. Wenn z.B. die Jahresrechnung schon als PDF-Datei oder Excel-Datei vorliegt, lade ich diese auf einen gesicherten, online zugänglichen Ort und füge unter URL den entsprechenden Link ein.

Wenn ich alles nötige erfasst habe, verschiebe ich die Aufgaben in die zugehörigen Listen. Ich habe im Beispiel zwei Aufgaben erfasst, die mit meiner beruflichen Tätigkeit zu tun haben. Die kommen auf die Liste √BAP, die private Aufgabe auf die Liste √Privat.

Wie verschiebe ich eine Aufgabe in eine andere Liste? – In der Liste “Eingang” markiere ich nun die beiden Aufgaben mit einem Klick auf das Markierungskästchen, die in die Liste √BAP verschoben werden sollen. Im Drop-Down-Menu “Weitere Aktionen…” wähle ich nun “Verschieben zu … “√BAP” Liste”. Die private Aufgabe verschiebe ich analog in die Liste für die privaten Aufgaben.

Ergänzt am 13.5.2008:
Es lassen sich nicht alle Sonderzeichen für Listen und Tags verwenden. Vor allem kann man die einige Sonderzeichen, die über die Tastatur einfach einzugeben wären, nicht verwenden (z.B. / \ ( ) [ ] = > < und andere gehen nicht). bzpilman gibt in einem Forumsbeitrag folgende mögliche Zeichen an:
√ ← ↑ → ↓ ↔ ↵ ⇐ ⇑ ⇒ ⇓ ⇔ • — ⋅² ³
weiter gehen auch:
≡ ⊗ §

4. Zwischenbilanz

Die Grundstruktur meiner Aufgaben- und Projektverwaltung steht. In der Tag-Cloud (“Stichwort-Wolke) rechts sehe ich die zugeordneten Tags nach dem Titel der Tag-Gruppe in der richtigen Ordnung. Die Darstellung lässt aber in einigen Punkten noch zu wünschen übrig:

• Die Tag-Cloud möchte ich gerne ansprechender und besser sturkturiert sehen.
• Mich stört, dass die Tag-Cloud verschwindet, sobald ich eine Aufgabe ausgewählt habe.
• Auf meinem Breitbild-Monitor habe ich rechts und links jede Menge ungenutzten Platz.
• Und dann gibt es ja auch Tastaturbefehle. Warum werden mir die nicht direkt angezeigt?

5. Pimp My «Remember The Milk»

Nicht nur für Remember The Milk, auch für einige andere Seiten verwende ich Stylish und Greasemonkey. Diese beiden Firefox-Addons leisten mit den entsprechenden Skripts auch hier ganze Arbeit.

Tag-Cloud vor der Anwendung des Greasmonkey-Skripts “Tag Cloud Colorizer”

Verwendete Greasemonkey Scripts:

• RMT Secure – Erzwingt eine https-Verbindung mit www.rememberthemilk.com
• Remember The Milk – Tag Cloud Colorizer – Dieses Skript erledigt die Grafik für die Tag-Cloud. Das Skript muss im angepasst werden auf die eigenen Tag-Gruppen-Namen. Die Erläuterungen dazu stehen im Skript (Englisch).
• Remember The Milk – Keep Cloud Visible – Dieses Skript sorgt dafür, dass die Tag-Cloud auch bei ausgewählten Aufgaben sichtbar bleibt.

Verwendete Styles in Stylish:

• Remember The Milk widely(1200px) – Dieses Script sorgt für eine bessere Darstellung auf einem Breitbildschirm. Es gibt auch eine Version mit 1400px.
• Remember The Milk – display keyboard shortcuts – Mit Hilfe dieses Skripts werden nach jedem Befehl in Klammern die Tastaturbefehle angezeigt.

Nach Installation aller Scripts und dem Erfassen einiger weiterer Aufgaben sieht meine Aufgaben Liste nun wie folgt aus:

Tag-Cloud nach der Anwendung des Greasemonkey-Skripts “Tag Cloud Colorizer”

6. Warum der Aufwand?

Mit einer analogen Struktur hatte ich meine Aufgabenverwaltung bereits in Outlook aufgebaut von Outlook 2000 bis Outlook 2007. Ja, ich war und bin (noch?) ein treuer Outlook-User. Für den Wechsel zu Remember The Milk haben zwei Gründe den Ausschlag gegeben:

Online und dank Google Gears auch offline habe ich jederzeit Zugriff zu meiner Aufgabenplanung ohne eine fehleranfällige Synchronisation zwischen Notebook und Desktop. Auch von zu Hause aus kann ich nun auf meine Aufgabenverwaltung zugreiffen, sollte der Notebook einmal nicht dabei sein.

Remember The Milk bietet ganz verschiedene Möglichkeiten, für die Aufgabenplanung in Arbeitsgruppen. Grundsätzlich ist es möglich

• Aufgaben oder Aufgabenlisten frei zu geben, d.h. andere können Einträge lesen, bearbeiten, erstellen und löschen.
• Aufgaben oder Aufgabenlisten zu veröffentlichen, d.h. andere können Einträge lesen.
• Aufgabenlisten per RSS-Feed zur Verfügung zu stellen.
• Aufgaben per Email einzutragen.

Dazu mehr im Teil 2.

Quellen

bzpilkman im RTM-Forum:

http://www.rememberthemilk.com/forums/tips/2766/