Google hat sechs Funktionen aus dem experimentellen Stadium in den Standardfunktionsumfang von Gmail übernommen. Einige Funktionen sind nur in der englischen Version von GMail verfügbar. Dazu muss man bei den Einstellungen als Standardsprache Englisch auswählen. Die sechs Funktionen sind:
- Search Autocomplete
- Integration von Go To Lable in die Suche
- Forgotten Attachment Detector
- YouTube Previews
- Custom Label Colors
- Vacation Date
Weitere Informationen finden sich in einem Beitrag im GoogleWatchBlog.
Die Anzeige von Bildern in Emails lässt sich in GMail (Google-Mail) sowohl standardmässig als auch bezogen auf einzelne Absender ein- oder ausschalten.
Standardeinstellungen
Die Standardeinstellungen von GMail verhindern, dass Bilder in Emails von unbekannter Herkunft angezeigt werden. Dies ist sinnvoll, weil Spammer und Malware eingebundene Bilder missbrauchen. Bei Emails von Personen, denen ich selbst via GMail schon ein Mail geschrieben habe, werden eingebundene Bilder standardmässig angezeigt.
Die Standardeinstellungen lassen sich in den Einstellungen für GMail verändern mit den Einstellungen für die Anzeige externer Inhalte (s. Bild).
Bilder für einen Absender anzeigen
Ich kann die Einstellungen auch für eine einzelne Emailadresse ändern. Dazu öffne ich ein Mail, dass ich von dieser Adresse erhalten habe. Falls das Mail Bilder enthält und die Bildanzeige für diese Adresse nicht freigegeben wurde, erscheinen unter dem Absender zwei Links:
Bilder unten anzeigen
Bilder von xyz@xyz.xy immer anzeigen
Mit Klick auf den entsprechenden Link werden entweder nur die Bilder im aktuellen Mail angezeigt oder die Bilder werden zukünftig in allen Mails von diesem Absender angezeigt.
Bilder für einen Absender nicht mehr anzeigen
Wenn ich die Anzeige der Bilder bei einem bestimmten Absender ausschalten will, ist der Befehl dazu nicht sofort ersichtlich. Ich muss zunächst auf den Link
Details anzeigen
rechts neben dem Absender klicken.
Dann erscheint unter dem Absender der Text “Bilder von diesem Absender werden immer angezeigt” und daneben der Link
Von nun an nicht mehr anzeigen
Gmail ist mein bevorzugtes Interface für Emails. Neben den offensichtlichen Funktionen gibt es allerlei Kniffs, um Emails täglich effizient abzuarbeiten. Google bietet in der Hilfe eine exzellente Zusammenstellung unter dem Titel:
«Werden auch Sie ein Google Mail-Ninja»
Dazu heisst es: «Holen Sie sich Tipps und Tricks, mit denen Sie Zeit sparen, Ihre Produktivität erhöhen und Ihre E-Mails effizient verwalten. Beginnen Sie mit den speziell auf Sie abgestimmten Tipps, die auf Grundlage dessen ausgesucht werden, wie viele E-Mails Sie täglich erhalten.»
Wie arbeite ich auf meinen PCs am besten mit meinem privaten und meinem geschäftlichen GMail-Konto? Wie kann ich am besten gleichzeitig unter einem Windows-Benutzerkonto auf mehrere GMail-Konten zugreifen?
Google lässt aus einer Browser-Sitzung nur die Anmeldung auf einem Account zu. Wie lässt sich mein Problem trotz dieser Beschränkung lösen? Ich habe die vier Möglichkeiten angetestet. Überzeugt hat mich die gleichzeitige Verwendung mehrerer Firefox Profile.
Bei der Arbeit mit Google Mail lassen sich allen Mails Label zuordnen. Nach meinem Umstieg von Outlook zu Gmail vor ca. einem Jahr habe ich diese Labels «missbraucht» um die Mailarchivierung ähnlich wie mit Outlook-Ordnern zu organisieren. «Missbraucht» sage ich deshalb, weil ich nach einem Jahr der Auffassung bin: Mails beim archivieren mit einem Label zu versehen und so zu «ordnen» ist kein sinnvoller Einsatz der Label-Funktion von Gmail. Leibels steigern aber die Effizienz bei der Bearbeitung von Mails. So sind heute meine Grundsätze:
- Labels einsetzen für übersichtlichen Mailempfang
- Labels nutzen für effiziente Mailbearbeitung
- Labels nicht verwenden für die Archivierung
Seit einigen Monaten bearbeite ich alle meine Emails über GMail (Googlemail). Ich sehe darin folgende Vorteile:
- Alle meine versandten und empfangenen Mails sind online verfügbar. Stationär bin ich sowieso immer online und unterwegs stelle ich zum Bearbeiten von Mails via Bluetooth und mein Handy eine Internetverbindung her.
- Bei der regelmässigen Arbeit auf mehreren PCs habe ich immer alle Mails zur Hand und arbeite in der gleichen Umgebung.
- Abgelegte Mails lassen sich über die Suchfunktion von GMail sehr einfach finden.
- Aus jedem Mail lässt sich mit einem Klick ein Google Dokument erstellen.
Für die Umstellung waren folgende fünf Schritte notwendig:
- Alle bestehenden Email-Adressen (1) habe ich auf mein GMail-Konto umgeleitet.
- In GMail habe ich unter Einstellungen > Konten alle Emailadressen angegeben, die ich als Absenderadressen (2) verwende. Eine der angegebenen Email-Adressen habe ich als Standardadresse ausgewählt.
- In GMail habe ich unter Einstellungen > Labels für jede Email-Adresse ein Label erstellt. Ich verwende dabei einen Punkt als Präfix, damit diese Labels in der Label-Liste gleich am Anfang erscheinen.
- In GMail habe ich unter Einstellungen > Filter für jede Email-Adresse erstelt, der einer unter dieser Email-Adresse eingehenden Mail das entsprechende Label zuordnet.
Filterkriterien: to(privat@email.com)
Ausführen: Label “.privat” anwenden
- Mit dem Firefox Addon «Blank Canvas Gmail Signatures» habe ich für jede Absender-Adresse eine eigene Signatur erstellt.
Mit diesen fünf Schritten ist die Umstellung in den wichtigen Punkten abgeschlossen. Ich empfange nun alle Mails über GMail und sende meine Mails von GMail aus über die jeweils erwünschte Absender-Adresse.
Eine ausführliche englische Beschreibung über den Wechsel zu GMail findet sich im Blog Zo’C von Guilherme Zühlke O’Connor.
Link zum Beitrag «Manage all your email accounts with Gmail» auf zo-c.com
(1) In Verwendung sind im Wesentlichen drei Email-Adressen: Eine private, eine geschäftliche und eine “Internet-Adresse” zum Registrieren auf Websites und Online-Diensten.
(2) Wichtig ist der Hinweis: Alle Mails, die über GMail versandt werden, enthalten auch einen entsprechenden Hinweis auf die GMail-Adresse des Absenders. In Outlook z.B. erscheint beim Absender ein entsprechender Hinweis: xyz@gmail.com im Auftrag von privat@email.com. In den Kommentaren zum Arktikel auf Z0′C wird über die Auswirkungen dieses Hinweises diskutiert. Ich selbst habe keine Probleme oder Verwirrung bei den Empfängern durch diesen Hinweis festgestellt.
Mit einem Email-Konto bei GMail (Google Mail) kannst du den verfügbaren Speicherplatz nicht nur für Mails nutzen. Mit der «GMail Drive shell extension» lassen sich Dateien online speichern wie auf einer lokalen Festplatte. Voraussetzung ist neben dem Account bei Gmail ein Windows Betriebssystem (selbstverständlich für einen Right Clicka) und Internet Explorer (mindestens Version 5). Weitere Infos und Downloadmöglichkeit unter:
http://www.viksoe.dk/code/gmail.htm
[Ergänzung vom 3.1.2009: Ich verwende GMail Drive shell extension seit längerem nicht mehr und weiss nicht, ob das Programm noch funktioniert. Als Online Dateiablage verwende ich mit viel Erfolge Dropbox.]
